1. Kdo jsme a jak nás kontaktovat
Službu t-ax.cz provozuje společnost enova consulting, s.r.o., IČO 196 30 140, se sídlem Kurzova 2222/16, Stodůlky, 155 00 Praha 5, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 389287 (dále jen „my“ nebo „Provozovatel“).
E-mail pro záležitosti ochrany osobních údajů: podpora@t-ax.cz
Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO): Nejmenovali jsme pověřence, protože nesplňujeme podmínky čl. 37 odst. 1 GDPR. Ve všech záležitostech ochrany osobních údajů se obracejte na výše uvedené kontakty.
Tyto zásady popisují, jak nakládáme s osobními údaji podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
2. Dvojí role: kdy jsme správce a kdy zpracovatel
Toto je nejdůležitější část těchto zásad — určuje, kdo za jaké údaje odpovídá.
| Situace | Naše role | Co to znamená |
|---|---|---|
| Údaje o vašem účtu, platbách, podpoře, návštěvě webu | Správce | Sami určujeme účely a prostředky zpracování. Řídí se články 3 až 14 těchto zásad. |
| Osobní údaje třetích osob, které vy vložíte do dotazů AI asistentovi (např. údaje vašich klientů nebo zaměstnanců) | Zpracovatel | Správcem jste vy. Zpracováváme je pouze podle vašich pokynů, na základě smlouvy o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR. Viz článek 6. |
3. Jaké osobní údaje zpracováváme
3.1 Registrační a účetní údaje Jméno a příjmení, e-mailová adresa, heslo (uložené výhradně v podobě kryptografického otisku), zvolený tarif, název firmy, IČO, DIČ, fakturační adresa, [DOPLNIT: telefon, pokud jej vybíráte].
3.2 Platební údaje Historie plateb, částky, data a stav transakcí, identifikátor zákazníka u platební brány, poslední čtyřčíslí a typ platební karty. Úplné číslo platební karty nikdy nezískáváme ani neukládáme — zadáváte je přímo do prostředí poskytovatele platebních služeb.
3.3 Provozní a technické údaje IP adresa, typ a verze prohlížeče, operační systém, datum a čas přístupu, navštívené stránky, identifikátor relace, záznamy o přihlášeních a chybové logy.
3.4 Obsah dotazů a odpovědí (Vstupy a Výstupy) Texty dotazů, které do služby zadáte, vygenerované odpovědi, případné nahrané dokumenty a metadata o konverzaci (čas, tarif, spotřeba). Zvláštní režim tohoto obsahu popisuje článek 6.
3.5 Komunikace s podporou Obsah zpráv, přílohy, kontaktní údaje a historie řešení požadavku.
3.6 Údaje z kontaktního formuláře a newsletteru Jméno, e-mail, případně telefon, název firmy, pozice, země, zvolené téma, obsah zprávy; u newsletteru e-mailová adresa a doklad o udělení souhlasu.
4. Účely, právní základy a doby uchování
| Účel | Kategorie údajů | Právní základ | Doba uchování |
|---|---|---|---|
| Zřízení a správa uživatelského účtu, poskytování služby | 3.1, 3.3, 3.4 | Plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | Po dobu trvání smlouvy a [DOPLNIT: 30] dnů po jejím ukončení |
| Zpracování plateb a předplatného | 3.1, 3.2 | Plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) | Po dobu trvání smlouvy |
| Vedení účetnictví a plnění daňových povinností | 3.1, 3.2 | Právní povinnost — čl. 6 odst. 1 písm. c); zákon č. 563/1991 Sb., zákon č. 235/2004 Sb. | Účetní doklady 5 let, daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období |
| Zákaznická podpora a vyřizování reklamací | 3.1, 3.5 | Plnění smlouvy — písm. b); právní povinnost — písm. c) | 4 roky od vyřízení požadavku |
| Zabezpečení služby, prevence zneužití a podvodů, detekce nadužívání | 3.1, 3.3 | Oprávněný zájem — čl. 6 odst. 1 písm. f) na ochraně služby a jejích uživatelů | 12 měsíců |
| Zasílání obchodních sdělení stávajícím zákazníkům | 3.1 | Oprávněný zájem — písm. f) ve spojení s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. | Do odmítnutí, nejdéle 3 roky od poslední objednávky |
| Zasílání newsletteru zájemcům | 3.6 | Souhlas — čl. 6 odst. 1 písm. a) | Do odvolání souhlasu |
| Vyřízení dotazu z kontaktního formuláře | 3.6 | Oprávněný zájem — písm. f); u předsmluvního jednání písm. b) | 6 měsíců od vyřízení, není-li navázán smluvní vztah |
| Uplatnění, určení a obhajoba právních nároků | všechny relevantní | Oprávněný zájem — písm. f) | Po dobu promlčecí lhůty, zpravidla 3 roky, v odůvodněných případech až 10 let |
| Zlepšování a vývoj služby | 3.3, 3.4 | [DOPLNIT — viz článek 6.4] | 6 měsíců |
Námitka proti oprávněnému zájmu. Zpracováváme-li vaše údaje na základě oprávněného zájmu, máte právo vznést námitku podle článku 12.6. Provedli jsme test proporcionality a jeho shrnutí vám na žádost poskytneme.
5. Odkud údaje získáváme
Osobní údaje získáváme přímo od vás — při registraci, při užívání služby, při komunikaci s podporou a při platbě. Doplňkově získáváme technické údaje automaticky z vašeho zařízení a údaje o stavu plateb od poskytovatele platebních služeb. Údaje o firmě můžeme ověřit ve veřejných rejstřících (ARES, obchodní rejstřík, registr plátců DPH).
6. Zvláštní režim obsahu vašich dotazů
6.1 Co do dotazů patří a co ne. Služba je informační nástroj pro orientaci v účetní a daňové problematice. K jejímu využití zpravidla není nutné vkládat identifikační údaje konkrétních osob — dotaz lze téměř vždy formulovat obecně. Doporučujeme osobní údaje do dotazů nevkládat.
6.2 Vaše odpovědnost. Vložíte-li do dotazu osobní údaje třetích osob, jste ve vztahu k nim správcem vy. Odpovídáte za to, že k jejich zpracování máte právní základ, že jste splnili informační povinnost vůči dotčeným osobám a že vložením neporušujete povinnost mlčenlivosti, která se na vás vztahuje (zejména podle zákona č. 523/1992 Sb. nebo zákona č. 93/2009 Sb.).
6.3 Smlouva o zpracování. Pro tyto případy s vámi uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR, jejíž znění je dostupné na [DOPLNIT: odkaz]. Smlouva upravuje pokyny, mlčenlivost, zabezpečení, zapojení dalších zpracovatelů, součinnost při výkonu práv subjektů údajů a naložení s údaji po ukončení služby.
6.4 Využití obsahu pro vývoj. Obsah vašich dotazů a odpovědí nevyužíváme k trénování ani dolaďování jazykových modelů, a to ani v anonymizované podobě. Ke stejnému závazku jsme smluvně zavázali i poskytovatele modelů, které využíváme.
6.5 Zvláštní kategorie údajů. Do dotazů nevkládejte údaje o zdravotním stavu, náboženském vyznání, členství v odborech ani jiné zvláštní kategorie podle čl. 9 GDPR, ani údaje o odsouzeních a trestných činech podle čl. 10 GDPR.
7. Komu údaje předáváme
Osobní údaje nikdy neprodáváme. Předáváme je pouze příjemcům nezbytným pro provoz služby, kteří jsou vázáni smlouvou o zpracování a povinností mlčenlivosti.
| Příjemce | Účel | Umístění zpracování |
|---|---|---|
| Poskytovatel hostingu a cloudové infrastruktury: [DOPLNIT: název, sídlo] | Provoz aplikace a databáze | EU |
| Poskytovatelé jazykových modelů: Mistral AI SAS, Paříž, Francie [DOPLNIT: další, pokud jsou] | Zpracování dotazů a generování odpovědí | EU |
| Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irsko | Zpracování plateb a předplatného | EU / [DOPLNIT: USA — viz článek 8] |
| Quality Unit, s.r.o. (LiveAgent), Bratislava, Slovensko | Zákaznická podpora | EU |
| Poskytovatel e-mailových služeb: | Transakční e-maily a newsletter | EU |
| Účetní a daňový poradce, auditor | Vedení účetnictví | ČR |
| Advokátní kancelář, inkasní agentura | Vymáhání pohledávek | ČR |
| Orgány veřejné moci | Plnění právní povinnosti | ČR |
Aktuální seznam zpracovatelů vám na žádost poskytneme. O záměru zapojit nového zpracovatele osobních údajů obsažených ve vašich dotazech vás předem informujeme způsobem sjednaným ve smlouvě podle článku 6.3.
8. Předávání mimo EU a EHP
Službu provozujeme v Evropské unii a usilujeme o to, aby k předávání do třetích zemí nedocházelo.
Dojde-li přesto k předání mimo EU/EHP — typicky v souvislosti se zpracováním plateb — zajišťujeme je výhradně na základě některé z níže uvedených záruk podle kapitoly V GDPR:
rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně podle čl. 45 GDPR (například rámec EU–US Data Privacy Framework u certifikovaných příjemců v USA), nebo
standardní smluvní doložky přijaté prováděcím rozhodnutím Komise (EU) 2021/914 podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR, doplněné o posouzení dopadů předání a případná doplňková technická opatření.
Kopii uplatněných záruk vám na žádost poskytneme.
9. Automatizované rozhodování a profilování
9.1 Interakce s umělou inteligencí. Při užívání služby komunikujete se systémem umělé inteligence, nikoli s člověkem. Tuto informaci poskytujeme podle čl. 50 odst. 1 nařízení (EU) 2024/1689 (akt o umělé inteligenci).
9.2 Odpovědi nejsou rozhodnutím o vaší osobě. Odpovědi AI asistenta jsou informativním obsahem generovaným na základě vašeho dotazu. Nepředstavují rozhodnutí založené výhradně na automatizovaném zpracování ve smyslu čl. 22 GDPR — nemají vůči vám právní účinky ani se vás podobným způsobem významně nedotýkají. Nevytváříme z vašich dotazů profily a nepoužíváme je k hodnocení vaší osoby.
9.3 Výjimky. Automatizované vyhodnocování používáme pouze v omezené míře pro detekci podvodných plateb (na straně poskytovatele platebních služeb) a pro detekci automatizovaného zneužívání služby. I v těchto případech máte právo na lidský přezkum — napište nám a rozhodnutí prověří pracovník.
9.4 Kvalita odpovědí. Odpovědi mohou být nepřesné nebo neúplné. Před jejich použitím pro účetní, daňové nebo jiné právně významné jednání je vždy ověřte podle aktuálních právních předpisů.
10. Cookies a technické údaje
10.1 Webová prezentace. Web t-ax.cz nepoužívá analytické ani marketingové cookies a nevkládá skripty třetích stran.
10.2 Aplikace a přihlášení. V aplikaci ukládáme do vašeho zařízení pouze údaje technicky nezbytné pro poskytnutí služby, kterou jste si výslovně vyžádali — zejména identifikátor přihlašovací relace, ochranu proti CSRF a uložení vašich uživatelských předvoleb. Pro toto ukládání se podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, souhlas nevyžaduje.
10.3 Nasadíme-li v budoucnu analytické nebo marketingové nástroje, vyžádáme si předem váš prokazatelný souhlas prostřednictvím lišty pro správu souhlasů a tyto zásady aktualizujeme.
10.4 Provozní záznamy hostingu. Poskytovatel hostingu zpracovává technické údaje nezbytné pro doručení stránky a její zabezpečení, například IP adresu v provozních záznamech.
11. Obchodní sdělení
11.1 Stávajícím zákazníkům můžeme na e-mail získaný v souvislosti s poskytováním služby zasílat obchodní sdělení týkající se našich vlastních obdobných služeb, a to na základě § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.
11.2 Zájemcům, kteří nejsou zákazníky, zasíláme newsletter pouze na základě předchozího souhlasu.
11.3 Odhlášení. Zasílání můžete kdykoli bezplatně odmítnout — odkazem v každé zprávě, v nastavení účtu nebo oznámením na náš kontaktní e-mail. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
12. Vaše práva
Ve vztahu k údajům, u nichž jsme správcem, máte tato práva:
12.1 Přístup (čl. 15). Máte právo zjistit, zda vaše údaje zpracováváme, a získat jejich kopii spolu s informacemi o zpracování.
12.2 Oprava (čl. 16). Máte právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných údajů. Většinu údajů si můžete opravit sami v nastavení účtu.
12.3 Výmaz (čl. 17). Máte právo na výmaz, zejména pominul-li účel zpracování nebo odvolali-li jste souhlas. Právo se neuplatní tam, kde nám zpracování ukládá zákon — typicky u účetních a daňových dokladů.
12.4 Omezení zpracování (čl. 18). Můžete požadovat, abychom údaje dočasně pouze uložili — například po dobu ověřování jejich přesnosti nebo posuzování vaší námitky.
12.5 Přenositelnost (čl. 20). U údajů zpracovávaných na základě smlouvy nebo souhlasu automatizovaně máte právo obdržet je ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně je nechat předat jinému správci.
12.6 Námitka (čl. 21). Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete kdykoli vznést námitku. Vznesete-li námitku proti přímému marketingu, přestaneme údaje k tomuto účelu zpracovávat okamžitě a bez dalšího posuzování.
12.7 Odvolání souhlasu (čl. 7 odst. 3). Udělený souhlas můžete kdykoli odvolat, stejně snadno, jako jste jej udělili.
12.8 Jak práva uplatnit. Napište nám na [DOPLNIT: e-mail] nebo prostřednictvím zákaznické podpory. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás vyrozumíme. Uplatnění práv je bezplatné; u zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených žádostí můžeme účtovat přiměřený poplatek nebo žádost odmítnout. Abychom údaje nevydali nesprávné osobě, můžeme si vyžádat doplňující ověření vaší totožnosti.
12.9 Údaje ve vašich dotazech. Týká-li se vaše žádost osobních údajů, které do služby vložil některý z našich zákazníků (například vaše účetní), obraťte se prosím přímo na něj — správcem těchto údajů je on, my jsme pouze zpracovatelem. Na požádání mu poskytneme veškerou nezbytnou součinnost.
13. Zabezpečení
Přijali jsme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze zpracování, zejména:
šifrování přenosu dat protokolem TLS a šifrování dat v úložišti,
ukládání hesel výhradně ve formě kryptografického otisku,
řízení přístupu podle zásady nezbytného minima a vedení přístupových záznamů,
pravidelné zálohování a testování obnovy,
smluvní závazek mlčenlivosti u všech osob s přístupem k údajům.
Porušení zabezpečení. Dojde-li k porušení zabezpečení s rizikem pro vaše práva, ohlásíme je Úřadu pro ochranu osobních údajů do 72 hodin a při vysokém riziku vás bez zbytečného odkladu vyrozumíme.
14. Stížnost u dozorového úřadu
Máte-li za to, že zpracováním vašich údajů porušujeme právní předpisy, obraťte se prosím nejprve na nás — většinu věcí vyřešíme rychle. Vždy však máte právo podat stížnost u dozorového úřadu:
Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 www.uoou.gov.cz · posta@uoou.gov.cz · +420 234 665 111
Máte-li obvyklé bydliště v jiném členském státě EU, můžete se obrátit i na tamní dozorový úřad.
15. Změny těchto zásad
Zásady můžeme aktualizovat, zejména při změně právních předpisů, rozsahu služby nebo okruhu zpracovatelů. O podstatných změnách vás vyrozumíme e-mailem nebo oznámením v aplikaci nejméně 15 dnů před nabytím účinnosti. Aktuální znění je vždy dostupné na https://t-ax.cz/ochrana-osobnich-udaju; předchozí verze na požádání poskytneme.